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Avez-vous besoin d’une solution GED ?

Avez-vous déjà pensé à utiliser un système de gestion électronique des documents (GED) ? Quels sont ses avantages ? Nous allons vous expliquer aujourd’hui en quoi cela consiste et pourquoi vous devriez vous y intéresser.

Qu’est-ce qu’un système de gestion électronique de documents ?

Une solution de gestion électronique des documents (GED) est un processus informatisé qui permet de gérer les flux de documents au sein d’une entreprise. Il peut s’agir de documents papier (Word, Excel…), de documents électroniques (lettres, factures…), de courriels ou de documents comptables, de ressources humaines et de bien d’autres encore. La plupart des outils d’archivage numérique (tels qu’un simple Google Drive) peuvent apporter des avantages immédiats à une entreprise en pleine croissance en structurant votre stockage de manière plus judicieuse et en accédant à des espaces partagés pour la collaboration documentaire mais ils ne sont pas tous conçus pour relever tous les types de défis commerciaux. De plus en plus d’organisations et d’entreprises optent pour un logiciel de GED en mode SaaS. C’est tout à fait normal lorsqu’il s’agit des bénéfices générés par cette solution. Il permet une utilisation simplifiée, de réelles économies (pas besoin d’investir dans du matériel ou d’autres ressources humaines, car votre prestataire de services s’occupe de tout : installation, mise à jour, maintenance…) et une solution évolutive (vous augmentez simplement votre espace de stockage au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise).

Quels sont les avantages d’un logiciel GED pour une entreprise ?

Un logiciel DGE peut devenir un véritable outil stratégique au sein de votre organisation s’il remplit parfaitement ses fonctions. En fait, il aura les mêmes fonctionnalités, quel que soit votre choix (dans le cloud ou sur un serveur dédié), mais les avantages seront différents. Dans tous les cas, une solution DMS offre plusieurs avantages.

Une productivité accrue

Un logiciel de GED permet une augmentation considérable de la productivité. Et pour cause, les différentes tâches quotidiennes du service administratif ou comptable (réception, stockage, tri, distribution ou recherche d’un document) deviennent simples et rapides.

Une meilleure sécurité des données

Avec le logiciel de GED en mode SaaS, toutes les données et tous les documents commerciaux sont stockés dans un cloud tiers (un service fourni par une solution de GED) et non sur vos appareils. Une garantie de sécurité contre le piratage, le vol, l’inondation ou l’incendie.

Un accès immédiat aux données

Tant que vous disposez d’une connexion Internet, vous pouvez accéder à vos données commerciales de n’importe où. Cependant, quel que soit le système DMS utilisé, cet outil permet toujours de contrôler l’accès. Une fonction qui vous permet d’attribuer des droits d’utilisation au logiciel. Avec un logiciel de GED, il est possible de créer un « workflow ». Il s’agit de la définition d’un circuit documentaire : contrôleur, action à entreprendre (vérification/validation), délais à respecter… Ainsi, lorsque cette solution de GED est mise en place dans votre entreprise, vous pouvez garantir un retour sur investissement très rapide.

Si vous souhaitez intégrer une solution GED au sein de votre entreprise, veillez à vous rapprocher de professionnels. Ces derniers seront plus aptes et qualifiés à vous conseiller dans vos choix. Vous pouvez par exemple vous rapprocher de l’agence Axess pour une solution axess dématérialisation. N’hésitez pas à vous rendre sur leur site web pour en découvrir davantage.